文件评审
文件评审用于把文件的审阅、批注、审批、签名、签章和报表留痕集中在网盘内完成。它适合合同会签、图纸审查、项目交付、论文答辩、制度发布、方案确认和跨部门审批等场景。
评审对象
巴别鸟支持对单个文件或多个文件发起评审。评审过程中，参与人可在线预览文件、添加批注、填写意见、通过或驳回，并在需要时插入签名或图章。
常见对象包括：
- 合同、报价、验收单、制度文件。
- 图纸、设计稿、方案、技术文档。
- 项目交付包、归档资料和客户确认材料。
- 需要外部专家、供应商、客户参与确认的文件。
评审流程
文件评审可以使用自由定义流程，也可以使用企业预设审批流程。不同部门可按管理要求选择是否允许自由定义、是否只能使用预设流程、是否限用特定流程或继承上级部门设置。
典型流程如下：
- 发起人选择一个或多个文件，创建评审任务。
- 选择或定义评审流程，配置阶段、审批人和通过规则。
- 系统锁定评审中的文件，避免审批期间被随意修改或上传新版本。
- 审批人在线预览文件，填写意见、批注并提交处理结果。
- 多阶段流程按顺序推进，满足通过比例后进入下一阶段。
- 评审结束后生成报表，必要时插入签名/图章并导出 PDF。
阶段与通过规则
| 配置 | 说明 |
|---|---|
| 多阶段审批 | 一个评审流程可包含多个阶段，阶段按顺序执行 |
| 多审批人 | 每个阶段可配置一个或多个审批人 |
| 通过比例 | 可设置全部通过、指定比例通过或其他规则 |
| 跳过阶段 | 某些阶段可按配置允许跳过 |
| 预设流程 | 管理员可在后台维护常用审批流程，供部门或项目选择 |
| 部门策略 | 部门可限制成员使用哪些审批流程，减少流程失控 |
批注、签名与签章
评审人员可在预览器中查看文件内容、添加批注、填写意见。对于需要正式确认的文件，评审结束后可插入签名或图章，并下载为 PDF。
签名签章常用于：
- 图纸会签和设计确认。
- 合同、报价或验收单审批。
- 制度发布和部门确认。
- 外部专家意见确认。
外部评审
文件评审支持邀请外部成员参与，例如客户、供应商、专家或合作伙伴。外部评审可通过手机号或邮箱等方式邀请，实际可用方式取决于企业配置。建议对外部评审设置访问有效期、可见范围、下载权限和水印策略。
评审报表
评审结束后，系统可生成评审报表，记录阶段、审批人、处理结果、意见、签名和最终状态。报表便于追踪审批过程，也可作为项目交付、归档、内控或审计依据。
我的评审与审批管理
用户可在“我的评审”中查看自己发起、参与或待处理的评审任务。管理员或具备权限的人员可在审批管理中查看流程状态、处理异常任务、追踪每个阶段的处理情况。
与权限和版本的关系
- 发起评审需要用户对文件具备相应访问和操作权限。
- 评审过程中可锁定文件，避免评审内容与实际文件不一致。
- 文件版本记录可保留评审前后的变化。
- 外部评审应结合分享权限、有效期、水印和下载限制。
- 评审、签名、签章和报表应进入日志或文件记录，便于追溯。